所定日のカレンダ
会社の勤務カレンダーを登録
「所定日のカレンダ」は「出勤すべき日」を登録したカレンダーで、会社の勤務カレンダーのようなものです。
１年分の勤務時間を年間カレンダーに埋めていくように作成します。
所定日のカレンダの用途
用途① 残業時間を計算するため
ここに登録されている時間をオーバーしたもの＝残業（時間外労働）として自動計算します。
用途② 「自動入力」で時刻を自動セットするため
出勤簿ツールで「自動入力」ボタンを押したとき、ここに登録されている勤務時間がセットされます。
いつも同じような勤務時間が続くときに、ものすごく便利な機能です。
所定日のカレンダを登録する
１ テンプレートの選択
出勤簿に勤務時間を転記するための１年間のカレンダーのテンプレートです。
初期状態では、サンプルのカレンダーが登録されています。
- 自社用に新しく作るには、「カレンダの一覧」の「＋」アイコンをクリックします。
- 名前を入力すると、何も入力されていない新しいカレンダーが作成されます。
２ カレンダーの編集
出勤簿に転記する具体的な時間を割り当てます。
セル上で右クリックすると勤務時間の選択肢がポップアップされます。
出勤簿に転記したい、基準となる勤務時間を選択します。
３ 時間テンプレートの編集
初期状態では、サンプルとして一般的な勤務時間と休日が登録されています。
１ 時間テンプレートを追加
- 「＋」追加ボタンをクリックします。
- 所定時間のパターンの名前を入力する画面が表示されるので、任意の名前を入力します。
２ 時間テンプレートの編集［開始時刻・終了時刻］
開始時刻と終了時刻はクリックすると入力できる状態になります。
入力できる状態になったら、キーボードより時間帯を入力します。
休日テンプレートの作り方
休日扱いにする場合は開始時刻と終了時刻に同じ時刻を入力して、実働時間をゼロにします。 0:00 - 0:00とセットするのが分かりやすいのでお勧めです。
３ 時間テンプレートの編集［休憩時間］
休憩時間は、ダブルクリックすると入力する画面が表示されます。
時間帯を入力し「OK」ボタンをクリックします。
※最大５つまで入力できますが、入力後は合算した値が表示されます。
４ 時間テンプレートの編集［背景色と文字色］
カレンダーへの割り当て時に分かりやすいよう、勤務時間には色が指定できます。
色指定の「■▼」をクリックすると...
カラーボックスが表示されます。
イメージしやすい色を選択し、「OK」ボタンをクリックします。
５ 時間テンプレートの削除
不要な時間テンプレートは、選択した状態で「削除」ボタンをクリックします。
利用中のテンプレートを削除した場合
「所定日のカレンダー」で利用中の時間テンプレートを削除した場合、その日の時間テンプレートは未割り当ての状態になります。必要に応じて「所定日のカレンダー」に時間テンプレートを割り当て直してください。
４ カレンダーの社員への紐づけ
所定日のカレンダーは、プロフィール設定画面にて指定できます。
基本画面のファイル一覧より「プロフィール設定」ボタンをクリックすると、指定する画面が起動します。
５ カレンダーの削除
削除したいカレンダーを選択した状態で、「削除」ボタンをクリックします。
なお、プロフィール設定にて指定されているカレンダーを削除すると、
その社員のカレンダは何も選択されていない状態になります。
プロフィール設定画面を開き、カレンダーを指定しなおしてください。
ポイント① カレンダーを指定しなくてもOK？
カレンダーは、システム上は指定しないことも可能ですが、以下の問題があります。
・所定の労働時間がわからないので、自動入力ボタンが使用できない。
・所定の労働時間がわからないので、時間外労働時間が計算されない。
ポイント② 社員別のカレンダーも作成できる！
カレンダは複数作成できるので、一人一人違うカレンダーを作成することもできます。
もちろん、全員の所定勤務が同じであれば、１社につき１つあればOKです。