残業管理ツール

画面の解説

勤務時間のうち、休日労働や時間外労働を自動計算する画面です。スタッフごとにその月の残業時間をピックアップして、作業内容と一緒にエクセル風の画面に表示します。
時間外承認・時間外命令リストとしても利用できます。

①社員一覧

社員一覧にはすべての社員が表示されます。一覧には「承認」「エラー」の欄があります。

②承認とエラー

「承認」には、時間外労働がある時に件数が表示されます。
下図の例では、分母の「５」は時間外労働の日数、分子の「0」は時間外労働が承認された日数を示します。
「エラー」には、承認エラーの件数が表示されます。
承認エラーとは、承認後に勤怠データを書き換えられていないかをチェックするためのものです。
もらった社員ファイルと所属長の承認ファイルの間に違いがある場合、承認エラーと判断されます。

③時間外労働の一覧

画面の中央には、選択中の社員の時間外労働の内容が一覧で表示されます。

④時間外労働の承認

時間外労働の一覧の「承認者」欄でクリックすると、承認が実施されます。
承認者の名前は承認設定で設定できます。
「承認日」はクリックした日が自動でセットされます。

⑤承認の保存と印刷

「保存」ボタンを押すと、承認した内容が「承認ファイル」として保存されます。
「印刷」ボタンを押すと、時間外労働の一覧を「時間外命令リスト」として印刷できます。

時間外命令リスト

時間外労働の一覧は、「時間外命令リスト」として印刷できます。
時間外労働に所属長からの許可が必要な場合に利用します。

時間外の承認機能

時間外の承認機能とは、時間外労働に所属長の承認が必要な職場で使用するものです。

①承認機能のしくみ

　社員からのファイルと所属長からのファイルを突き合わせることで承認チェックを行います。

1. 所属長が承認を実行することで「承認ファイル」が作成されます。
2. 「承認ファイル」には「所属長が勤務データをチェックをした」という情報が入っています。
3. 所属長は「承認ファイル」を経理担当に渡します。
4. 経理担当は社員から渡された社員ファイルが、所属長の承認を受けたものかチェックすることができます。（違いがあると、承認エラーとして対象行が太字になります。）
   
   

②承認の設定

承認ファイルのフォルダと承認者の名前を登録します。

画面上部中央の「承認設定」をクリックします。

承認設定画面が表示されるので「承認ファイルの格納先フォルダ」の名前と、「承認者の名前」を入力します。

入力後、「登録」をクリックします。

③承認の実行

所属長の作業

1. 社員の一覧から社員を選択します。すると、その社員の時間外労働が一覧で表示されます。　
2. 承認する行の「承認者」欄をダブルクリックします。すると名前と日付がセットされます。これでサインしたことになります。
3. 「格納先を開く」よりエクスプローラーを起動します。エクスプローラーから、該当の社員の承認ファイルを選んで、経理担当に渡します。

経理担当の作業

1. 自PCで残業管理ツールを起動して「格納先を開く」をクリックします。エクスプローラーが起動するので、所属長からもらったファイルをそこに配置します。
   
2. 残業管理ツールを閉じてメイン画面に戻ります。
3. 社員から申請された社員ファイルを取り込み、残業管理ツールを起動します。承認ファイルで承認された勤務時間に違いがあった場合、該当行が太字になりエラー表示されます。これで、承認された時間外労働かどうかを判断することができます。

承認エラー例

太字（最下行）になり、画面上部に太字でメッセージが表示されます。